En règle générale, l’instruction d’un dossier type déposé par un membre du F3E passe par trois étapes successives :
NB : il s’agit là de la procédure générale, valable notamment pour l’évaluation externe, mais certains outils disposent d’un processus d’instruction aménagé (sélection du consultant par gré-à-gré,…). Il convient de se référer au dossier de présentation des outils pour plus de précision.

 Etape 1 : Cadrage de la demande et élaboration des termes de référence
 Etape 2 : Sélection de consultant(s)
 Etape 3 : Mise en œuvre
 Et après

Étape 1 : Cadrage de la demande et élaboration des termes de référence (durée : 1 à 3 mois en moyenne)

 La structure membre introduit une première demande auprès de l’Équipe technique (ET) du F3E. Ceci peut se faire soit de façon informelle, soit sur la base d’une note d’intention. L’Équipe technique examine cela, et décide avec la structure membre de l’outil le plus approprié à la demande.

En lien étroit avec ses partenaires, la structure membre est alors chargé de produire des termes de référence avec l’appui de l’Équipe technique (NB : chaque outil F3E dispose d’un plan type spécifique).

Ce travail peut être plus ou moins long (un mois étant la durée minimum). En effet, il est parfois nécessaire de passer par plusieurs versions des termes de référence avant d’arriver à un document satisfaisant pour tous. Plusieurs facteurs peuvent expliquer la durée de ce travail : le degré de maturité de l’idée d’étude, la nature de l’objet à étudier, le nombre d’acteurs à impliquer,…

L’Équipe technique du F3E peut aider la structure membre à mieux : définir ses attentes (et celles de ces partenaires) quant à cette étude ; circonscrire le champ de l’étude ; identifier les questionnements utiles pour satisfaire ces attentes ; déterminer une méthodologie appropriée ; préciser le budget ; etc. A côté de cela, le F3E peut animer un comité de pilotage pour créer une dynamique d’échange et favoriser l’implication des principaux acteurs concernés par l’étude. Il peut aussi effectuer un travail de sensibilisation auprès de ces acteurs sur les enjeux, les contraintes et les atouts des différents outils F3E.

A cette étape, le F3E insiste tout particulièrement pour que la structure membre implique ses principaux partenaires (notamment ceux du Sud) dans la démarche d’étude, et ce dès l’élaboration des termes de référence. Ceci constitue une condition indispensable à la réussite de l’étude, notamment à son appropriation par les différents acteurs. C’est particulièrement vrai dans le cas des évaluations. Il importe donc de prévoir cela comme une activité à part entière de la démarche d’étude, et de l’intégrer dans le calendrier (dans certains cas, il pourra être nécessaire d’aller jusqu’à organiser un petit atelier de réflexion avec les partenaires du Sud).

Exemple :
Le mot « évaluation » fait souvent peur. Il importe donc de désamorcer certaines craintes et crispations pour qu’une évaluation puisse porter ses fruits en terme d’évolution des pratiques. Ainsi, il est souvent nécessaire d’effectuer un travail de sensibilisation afin d’expliquer ce que cet outil représente (instrument d’une démarche qualité, et non audit ou contrôle), tant auprès des partenaires du Sud qu’au Nord (les élus d’une collectivité locale, les bénévoles d’une association, etc.).

 Une fois achevés, les termes de référence sont envoyés au Conseil d’administration (CA) du F3E, au plus tard 15 jours avant sa réunion bimestrielle (voir le calendrier des réunions du CA). Le Conseil d’administration étudie alors les termes de référence, statue sur leur éligibilité et fait d’éventuelles remarques sur leur contenu.

Si le dossier est accepté par le Conseil d’administration, la structure membre finalise ses termes de référence en tenant compte des éventuelles remarques du CA.

Étape 2 : Sélection de consultant(s) (2 mois minimum après le CA)

La sélection de consultants passe par deux étapes :

 Présélection : un appel à manifestations d’intérêt est diffusé très largement par le F3E (via son site internet, et sa liste de diffusion électronique aux consultants), afin d’identifier des consultants intéressés et susceptibles de réaliser l’étude.

Les CV reçus au terme de cet appel à manifestations d’intérêt sont analysés par la structure membre et l’Équipe technique, qui présélectionnent une liste restreinte de consultants (entre 3 et 8 consultants ou équipes de consultants en moyenne).

(Pour voir des exemples d’appels à manifestations d’intérêt, cliquer ici).

 Sélection : un appel d’offres restreint est alors lancé par la structure membre auprès de cette présélection. Les consultants ont généralement près d’un mois pour envoyer une proposition technique et financière.

Les offres reçues sont transmises au Comité d’examen (CE) du F3E au plus tard deux semaines avant sa réunion bimestrielle (voir le calendrier des réunions du CE). Les offres sont analysées en deux temps (voir une grille type d’analyse d’une offre) :

• la structure membre fait son analyse et transmet par écrit une sélection argumentée à l’Équipe technique, en amont de la réunion du Comité d’examen ;
• lors de sa réunion bimestrielle, le Comité d’examen se prononce sur les offres reçues, sans avoir pris connaissance du choix du membre. Une fois son choix fait, il prend connaissance de l’avis transmis par la structure membre. Si les choix convergent, ils sont entérinés. S’ils divergent, le Comité d’examen fait un nouveau tour de table en tenant compte de l’analyse de la structure membre et se prononce de façon définitive.

Le Comité d’examen (CE) fait son possible pour tenir compte de – voire privilégier – l’avis du membre, mais le CE reste souverain dans sa décision. Ainsi, il peut arriver que le choix définitif diverge de celui que la structure membre aurait souhaité, si le CE estime que la qualité de l’étude l’exige.

(NB : au sein du Comité d’examen, les représentants des pouvoirs publics donnent leur avis sur les offres, mais ne participent pas au choix, laissant celui-ci sous la responsabilité du Conseil d’administration du F3E et de la structure membre).

A noter que le Comité d’examen se prononce également sur les termes de référence, dans la mesure où les pouvoirs publics n’assistent pas aux réunions du Conseil d’administration.

Une fois l’étape du Comité d’examen passée, l’étude peut commencer.

Ces deux étapes d’instruction – Conseil d’administration puis Comité d’examen – sont relativement contraignantes en terme de calendrier, mais constituent une garantie de qualité et d’objectivité pour la démarche globale de l’étude.

NB : Cette procédure est la plus courante. Elle concerne en particulier les évaluations externes. Mais certains outils bénéficient d’une procédure aménagée, compte tenu de leur nature.

Étape 3 : mise en œuvre (durée : 4 à 6 mois en moyenne)

Après ces deux étapes d’instruction, la troisième étape est celle de la mise en œuvre de l’étude.

 Il y a d’abord contractualisation entre le F3E, la structure membre et le consultant.

 Puis, avant de mettre en œuvre l’étude, une réunion de cadrage permet de préciser entre les trois parties un certain nombre d’éléments (objectifs, champ, questionnement, méthodologie,…), sur la base des termes de référence et de l’offre de service du consultant.

L’enjeu est alors de s’assurer que le consultant s’est bien approprié les termes de référence, que le commanditaire et le F3E sont parfaitement en phase avec la proposition technique et financière du consultant. Parfois, un consultant peut avoir été retenu alors que des réserves ont été émises sur certains aspects de sa proposition : le cadrage permet de lever ces réserves. Dans certains cas, une note de cadrage écrite peut être demandée au consultant pour compléter sa proposition initiale.

Le cadrage permet également de préciser le calendrier de l’étude, parfois l’échantillon des personnes à rencontrer, etc.

 Plusieurs étapes de rencontres et de restitutions peuvent être prévues avec le consultant. Le minimum est une restitution du rapport provisoire de l’étude (avec les acteurs impliqués dans la démarche), et généralement une autre pour le rapport définitif (élargie à un plus grand nombre d’acteurs). Au préalable, une restitution dite « à chaud » est souvent organisée à l’issue de la mission de terrain, avec les partenaires du Sud.

L’enjeu d’une restitution « à chaud » est de tester et enrichir les premières conclusions du consultant, avant que celui-ci ne rédige son rapport.

Pour une restitution d’un rapport provisoire, il s’agit de vérifier que le rapport du consultant répond bien aux termes de référence et aux attentes du commanditaire et de ses partenaires. A cette étape, il est encore possible de demander au consultant d’approfondir certains aspects, de modifier certaines erreurs, etc.

La restitution du rapport final, elle, répond davantage à un objectif d’échange et de communication : faire connaître les résultats de l’étude (par exemple auprès des financeurs), en débattre avec ses pairs, etc.

A noter qu’un effort tout spécial doit être fait pour que le rapport d’évaluation soit accessible et utile. A cet effet, le F3E propose quelques recommandations.

NB : dans le cadre de ces restitutions, le F3E peut aider le commanditaire à organiser un temps de réflexion pour valoriser en interne le travail qui vient d’être réalisé. En fonction des souhaits du commanditaire, cela peut prendre plusieurs formes. Par exemple :

• opérer une hiérarchisation des recommandations issues de l’étude, et réfléchir à la façon de les mettre en œuvre (les « opérationnaliser ») ;
• identifier les connaissances, les savoir-faire acquis au cours de la démarche d’étude, et réfléchir à la façon de les utiliser de façon plus systématique (ex. : dynamique de concertation sur la programmation et le suivi d’un projet avec ses partenaires, etc.).

Enfin, la structure membre qui a commandité l’étude est invitée à rédiger une petite note de commentaires sur l’étude et sa démarche (points forts, points faibles, etc.), qui est mise sur le site internet du F3E, à côté du rapport d’étude.

NB : dans un certain nombre de cas, un comité de pilotage est mis en place pour suivre l’étude et valider les principales étapes. Ce comité peut être, ou non, animé par le F3E. La mise en place de ce comité peut entraîner un aménagement de la procédure décrite ci-dessus, en particulier lorsque ce comité comprend des représentants des pouvoirs publics.

Et après…

Un an après la validation du rapport définitif d’une étude et son éventuelle restitution, le F3E organise un entretien avec le commanditaire de l’étude. Il s’agit de faire le point avec ce dernier sur les effets produits par l’étude : quels changements dans les pratiques de la structure et de celles de ses partenaires ?

Cet entretien s’inscrit dans le dispositif de suivi-évaluation-capitalisation que le F3E met en place sur les activités qu’il mène. Il s’agit de contribuer à l’appréciation de la qualité de l’appui apporté par le F3E et de l’utilité de ses outils.