Lorsqu’une étude a été acceptée par le CA puis par le CE, la contractualisation peut commencer.

Cas où la structure membre est une ONG :

Dans le cas où il y a cofinancement du F3E, le principe est une contractualisation tripartite entre le F3E, l’organisation membre du F3E et le consultant ou bureau d’études (le consultant référent quand il s’agit d’une équipe).

La convention précise notamment :
 l’objet de l’étude (ou de l’appui), ses termes de référence, les résultats attendus, son déroulement ;
 le rôle et les engagements de chaque partie prenante ;
 les conditions financières (montants du cofinancement attribué par le F3E, montant des frais de dossier et part du cofinancement assurée par la structure membre, calendrier des versements au consultant).

La structure membre est porteuse de la démarche d’étude. Toutefois, le paiement du consultant est effectué par le F3E. A ce titre (mais aussi compte tenu du principe de bénéfice collectif), le F3E est co-maître d’ouvrage de l’étude avec la structure membre.

Concrètement, dès signature de la convention, la structure membre verse au F3E sa part du cofinancement de l’étude ainsi que les frais de péréquation. De son côté, le F3E verse au consultant la première tranche du paiement. Les deux autres tranches lui seront successivement versées après remise du rapport provisoire puis validation (par le F3E et la structure membre) du rapport final.

Cas où la structure membre est une collectivité territoriale :

Dans ce cas, le mode de contractualisation peut prendre plusieurs formes. En règle générale, deux conventions sont mises en place :
 une convention bipartite entre la structure membre et le F3E. (cette convention règle les modalités d’accompagnement du F3E ainsi que les dispositions financières entre le membre et le F3E)
 une convention tripartite entre la structure membre, le F3E et le consultant prestataire.
(cette convention fixe les modalités du processus d’évaluation et le financement de la prestation. Elle est annexée à la convention bipartite).

Remarques concernant la procédure de délibération mise en place par la collectivité :
Le montant du budget de l’étude pourra être ajusté en fonction de la proposition technique et financière retenue au terme de l’appel d’offre. Mais en aucun cas il ne pourra dépasser le montant prévisionnel. Afin de faciliter l’ajustement des montants une fois le choix du consultant entériné, il serait souhaitable que la délibération de la collectivité porte, entre autres, sur :
 l’adhésion au F3E (si nécessaire) ;
 la validation du principe d’évaluation ;
 le principe de signature d’une convention bipartite collectivité / F3E (modèle de convention disponible) ;
 le principe de signature d’une convention tripartite collectivité / F3E / prestataire (modèle de convention proposé).

Bénéfice collectif : il s’agit de l’un des principes du F3E. Toute étude appuyée par le F3E doit « alimenter le bénéfice collectif », c’est-à-dire être utile au plus grand nombre possible de ses structures membres et, au delà, aux autres acteurs de la solidarité internationale et de la coopération décentralisée. A ce titre, l’organisation membre autorise le F3E à diffuser le rapport final de l’étude (une fois validé), en particulier sur le site internet du F3E. Il s’engage également à répondre aux sollicitations du F3E en vue de partager ses acquis avec d’autres membres.