Convention tripartite membre / F3E / consultants

Le F3E a mis en place une procédure de conventionnement qui implique chaque partenaire. Ainsi, la structure porteuse de l’étude, le F3E et le consultant référent retenu (ou son bureau d’étude ou sa société de portage) signent une seule convention fixant les modalités d’accompagnement de l’étude et le financement de la prestation externe. En tenant compte du calendrier de l’étude et des éléments financiers remis par la structure porteuse et le consultant, le Secrétariat Technique du F3E rédige une première version de la convention. Elle est lue, annotée et validée par les partenaires avant d’être signée.

Les éléments financiers permettant d’établir la convention

Sur la base des budgets présentés par la structure porteuse de l’étude et le consultant, un budget de référence est élaboré par le F3E et annexé à la convention.

Nous attirons l’attention des consultants sur plusieurs points :
 Le plafond des honoraires est fixé à 650 € TTC / journée.
 Les consultants doivent présenter au F3E un budget en TTC ; le F3E est une association a but non lucratif qui n’est pas soumise à la TVA. Dans ce sens, le F3E ne peux cofinancer que des dépenses toutes taxes comprises.
 Les coûts éligibles sont les honoraires (homme / jour), les per-diem pour les jours de mission en France et à l’étranger (homme / jour), les déplacements nationaux et internationaux (train, avion, location de véhicule…), les coûts liés à la communication, à la production et à la diffusion des rapports. Les aspects spécifiques liés aux coûts éligibles sont précisés pour chaque étude dans les termes de référence diffusés pour appels d’offres.
 Les « imprévus » s’élèvent à 5% du budget de l’étude. L’utilisation de cette ligne doit faire l’objet d’un accord préalable de la structure porteuse de l’étude et du F3E. Les dépenses correspondantes doivent être justifiées sur présentation des factures.
 Tout dépassement budgétaire est à la charge du consultant.

Le plan de financement de la prestation externe

La convention tripartie règle également le paiement de la prestation externe. Dans le cas où le F3E est cofinanceur de la prestation, il est l’unique payeur auprès du consultant. Dans le cas où le F3E accompagne l’étude sans la cofinancer, c’est la structure porteuse qui se charge du paiement de la prestation.

Quelle que soit la situation, la prestation sera acquittée en tenant compte des tranches et délais suivants :
 40% du budget de l’étude sont versés à la signature de la convention, sur présentation d’une facture établie par le consultant.
 40% du budget de l’étude sont versés au plus tard un mois après la remise du rapport technique provisoire, sur présentation d’une facture établie par le consultant.
 20% du budget de l’étude sont versés au plus tard un mois après la validation du rapport technique final et du rapport financier, sur présentation d’une facture établie par le consultant. Cette dernière tranche est ajustée compte tenu de l’utilisation des imprévus.