La procédure de sélection des consultants pour les études accompagnées par le F3E
Les consultants mobilisés sur les études appuyées par le F3E sont d’une façon générale sélectionnés à l’issue d’une procédure en trois étapes:
– L’appel à manifestation d’intérêt
– L’appel d’offres restreint
– L’analyse des offres et la sélection d’une offre
Le F3E peut également diffuser des appels à manifestation d’intérêt pour des études qu’il n’appuie pas par ailleurs, au bénéfice de structures membres du F3E en priorité, mais également de structures partenaires éventuellement. Dans ce cas, la procédure de sélection des consultants est propre à la structure concernée, et les consultants intéressés doivent prendre contact directement avec cette structure selon les modalités et adresses qui sont précisées alors.
appel<-]
L’appel à manifestation d’intérêt
Quand l’objet, les objectifs, les grands axes, le calendrier et les compétences / équipe recherchée pour une étude sont définis, un document synthétique (1 à 2 pages) présentant ces éléments est diffusé. C’est le document d’appel à manifestation d’intérêt.
Ce document est diffusé en accès public sur le site internet du F3E à la rubrique [Recherchons consultants et par courrier électronique à la mailing-list des consultants référencés au F3E.
Les consultants intéressés par l’étude manifestent leur intérêt en envoyant, par courrier électronique, au Chargé d’étude F3E en charge du suivi du dossier, un CV actualisé et synthétique mettant en évidence (surlignage) leurs expériences les plus significatives, d’après eux, par rapport à cette étude.
Au stade de la manifestation d’intérêt, si un binôme ou une équipe de consultants sont recherchés, tous les CV ne sont pas exigés. Le CV du consultant référent qui souhaite se positionner comme chef de file de l’étude peut suffire.
Sur la base des CV reçus, le F3E et la structure porteuse de l’étude établissent ensemble, sur la base des compétences recherchées mentionnées dans le document d’appel à manifestation d’intérêt, une liste de consultants qui seront par appel d’offres restreint. Cette liste restreinte (ou short-list) comporte en général entre 3 et 6 consultants ou binômes / équipes de consultants.
Les délais de manifestation d’intérêt après la diffusion de l’appel sont en général d’une à deux semaines. Le F3E s’efforce, en tenant compte de son agenda et de celui des structures porteuses des études, de laisser les appels à manifestation d’intérêt ouverts aussi longtemps que possible.
restreint<-]
L’appel d’offres restreint
Les consultants qui ont été retenus sur la liste restreinte (ou «short-listés») reçoivent l’appel d’offres, qui se compose des termes de référence, de leurs annexes éventuelles et d’un courrier précisant les délais et modalités de réponse et autres informations utiles (contact au F3E et dans la structure porteuse de l’étude…).
Les consultants ayant manifesté leur intérêt et n’ayant pas été retenus dans la liste restreinte en sont informés en parallèle par le F3E au moment du lancement de l’appel d’offres.
Dans certains cas, la version des termes de référence diffusée pour appel d’offres restreint est volontairement restreinte aux grands axes de questionnement et allégée des questions détaillées, afin de donner plus de liberté aux consultants dans leurs propositions, mais aussi de permettre de mieux apprécier leur compréhension des termes de référence. La version complète des termes de référence est alors fournie au consultant sélectionné avant la réunion de cadrage.
Sur les aspects financiers, la version des termes de référence diffusée pour appel d’offres restreint comprend dans tous les cas:
– Le montant total des coûts directs (coûts hors divers et imprévus).
– Le nombre minimum de jours travaillés par le ou les consultant(s), si il s’agit d’une équipe ou d’un binôme.
– Le plafond des honoraires par Homme et par Jour (H / J).
– L’indication des autres lignes comprises dans le budget (per-diems France et terrain, déplacements France et terrain, déplacements internationaux, frais de traduction, communication, reprographie, restitution éventuels…).
– L’indication que les imprévus (5% des coûts directs) seront calculés à partir de l’offre retenue.
Une trame de budget type pour une étude soutenue par le F3E est téléchargeable ci-dessous.
Dans les offres, il est attendu des consultants qu’ils présentent:
– Leur compréhension des enjeux de l’étude et des termes de références: la problématique doit être développée et les questions auxquelles l’offre propose de répondre doivent être formulées et organisées, en fonction de la compréhension présentée par ailleurs dans l’offre des enjeux et objectifs de l’étude. La proposition doit donc porter un regard critique et distancié sur l’objet à étudier.
– De façon aussi approfondie que possible, la méthode proposée pour être en mesure de répondre aux objectifs et questionnements de l’étude, tels qu’ils sont présentés par ailleurs dans l’offre.
– De façon détaillée, le déroulement de l’étude, y compris la répartition du nombre de jours de travail pour chaque consultant impliqué aux différentes phases du processus d’étude.
– Le calendrier et le budget détaillés de l’étude.
– Les CV des consultants proposés et éventuellement les références du bureau d’études.
Les consultants qui reçoivent l’appel d’offres restreint ont en général environ un mois pour y répondre. Le F3E s’efforce de proposer les délais de réponse les plus longs possibles, en tenant compte de son propre agenda et de celui de la structure porteuse de l’étude.
[analyse<-]
Procédure d’analyse des offres et de sélection d’une offre
Les offres reçues sont analysées d’une part par la structure porteuse de l’étude et d’autre part par le [Comité d’Examen du F3E.
La structure porteuse de l’étude transmet par écrit au Comité d’Examen son avis argumenté sur les offres et son classement des offres par ordre de préférence, ce dernier choisit une offre en réunion en tenant compte de l’avis de la structure porteuse de l’étude.
L’information des candidats retenus et non retenus est effectuée rapidement après la prise de décision.
La grille type d’analyse des offres est la suivante:
1. Compréhension globale des TDR
– analyse et commentaires des termes de référence (recul par rapport aux TDR…)
– objectifs de l’étude
2. Questions évaluatives
– aspects étudiés (exhaustivité, pertinence…)
– adéquation et/ou complémentarité avec les questions définies dans la version complète des TDR (quand les questions évaluatives détaillées sont retirées de la version appel d’offres des TDR)
3. Méthodologie proposée
– étapes (claires, structurées, avec des objectifs bien définis…)
– démarche dans son ensemble
– dimension participative
– outils
– réunions et restitutions
– documents prévus
4. Moyens et calendrier
– calendrier
– budget
– compétences et équipe (CV)
5. Conclusion
– Synthèse des points forts et points faibles de l’offre
